Num setor como a banca, os processos de comunicação formal em situações de incumprimento tornaram-se um verdadeiro entrave à comunicação com os clientes de forma simples e fluída por meios digitais. Ao exigirem validade legal, rastreabilidade e capacidade de auditoria, continuam frequentemente ancoradas em modelos tradicionais de comunicação em papel, com impacto direto em custos, agilidade e capacidade de escalar.

Para o Banco Primus, banco internacional e multicultural especializado na concessão de financiamento a particulares e empresas, o desafio não passava apenas pela digitalização. O objetivo era garantir que a desmaterialização destes processos mantinha o rigor jurídico necessário, sobretudo nas áreas de gestão extrajudicial e judicial de contratos de crédito.

Um modelo operacional concebido para evoluir com segurança

O Banco Primus integra o grupo BPCE Financement, uma das principais referências no mercado francês de crédito ao consumo e parte integrante do Groupe BPCE. Este enquadramento exige elevados padrões de governação, controlo interno e conformidade regulatória.

Neste contexto, a adoção de comunicações eletrónicas registadas foi desenhada como um percurso evolutivo e prudente. A implementação inicia-se com envios unitários através do portal Unicks, permitindo validar processos, fluxos internos e enquadramento jurídico. Posteriormente, o banco prevê aumentar a frequência de envio e evoluir para um modelo integrado via API, preparado para maior escala e automação.

Mesmo num contexto de inovação, a prioridade estratégica foi garantir previsibilidade, controlo e alinhamento regulatório, evitando ruturas em processos críticos.

O desafio: eficiência operacional com rigor jurídico

Antes da adoção do e-mail registado, o envio de comunicações com valor probatório era assegurado exclusivamente através de correio postal registado com aviso de receção. Apesar da sua robustez jurídica, este modelo apresentava limitações relevantes:

• Dependência de processos físicos
• Maior dependência de recursos humanos para impressão e expedição
• Custos operacionais e custos de envio significativamente superiores
• Menor previsibilidade nos prazos de envio e receção

Perante uma estratégia clara de inovação, desmaterialização e eficiência, tornou-se essencial avaliar uma alternativa digital que mantivesse ou reforçasse o rigor jurídico do processo.

“Antes da aquisição do serviço de envio de comunicações eletrónicas registadas, a operativa considerava o envio destas comunicações via postal (…) com custos bastante superiores.”
Inês Sousa, Banco Primus

A solução: uma abordagem orientada a controlo e validação progressiva

A solução de e-mail registado do Unicks (powered by Contisystems) permitiu ao Banco Primus iniciar um processo de desmaterialização sustentada, respeitando o enquadramento legal e operacional.

A abordagem adotada assegura:

• Prova de envio, receção e integridade das comunicações
• Geração e preservação automática de evidências digitais
• Rastreabilidade completa e capacidade de auditoria
• Capacidade de integração progressiva via API com os sistemas internos

Este modelo permite privilegiar o canal digital, reduzindo complexidade operacional, custos e velocidade de envio, mantendo a possibilidade de coexistência com o correio tradicional sempre que necessário.

“O envio de comunicações eletrónicas registadas assume uma especial importância (…) permitindo a desmaterialização e o reforço da garantia de receção com valor probatório.”

Inês Sousa, Banco Primus

Como funciona hoje, na prática

Atualmente, o modelo permite:

• Enviar digitalmente comunicações críticas (atualmente via Portal de self-service)
• Centralizar evidências e históricos de envio num ambiente digital auditável
• Garantir rastreabilidade completa para suporte jurídico e regulatório.

A solução é suportada por uma infraestrutura segura e resiliente, preparada para responder a exigências de auditoria e controlo interno.

Uma parceria focada em acompanhamento e proximidade

A escolha da Contisystems resultou da relação comercial já existente, mas sobretudo de uma abordagem consultiva, marcada pela disponibilidade, flexibilidade e acompanhamento contínuo.

“Aconselhamos os serviços da Contisystems e salientamos o acompanhamento recorrente e próximo (…) alinhado com a estratégia do Banco Primus.”

Inês Sousa, Banco Primus

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Uma conversa exploratória permite analisar processos de comunicação crítica, identificar oportunidades de eficiência e desenhar um modelo alinhado com rigor regulatório, controlo e escalabilidade.