O início de um novo ano é tradicionalmente um momento de balanço. No domínio da segurança da informação e da produção documental, esse balanço é hoje particularmente relevante. Entre regulamentos europeus que entraram em aplicação, diretivas em fase de transposição nacional e novas exigências com calendário faseado, o contexto legal tornou-se mais denso — e também mais coerente.

 Há um fio condutor claro: documentos e dados digitais deixaram de ser apenas um suporte operacional. Passaram a ser considerados ativos críticos, sujeitos a requisitos explícitos de validade jurídica, segurança, resiliência, acessibilidade e governação.

Regulamento Europeu eIDAS – validade fiscal dos documentos digitais: um caminho traçado, ainda em transição

No âmbito do regulamento eIDAS, tem vindo a ser discutido o reforço dos mecanismos que asseguram a autenticidade e integridade de documentos eletrónicos com relevância fiscal, nomeadamente através de selos ou assinaturas eletrónicas qualificadas.

Embora esta exigência tenha sido anunciada em diferentes momentos, a sua aplicação obrigatória tem sido sucessivamente adiada. À data, e de acordo com o enquadramento legal em vigor, não existe ainda uma obrigação generalizada, aplicável em 2026, de utilização de selos eletrónicos qualificados em faturas ou documentos equivalentes em PDF. Estes continuam a ser aceites desde que cumpram os restantes requisitos legais previstos.

Ainda assim, o sentido da evolução legislativa é claro: o legislador europeu e nacional aponta para um modelo em que a validade fiscal dos documentos digitais assenta em garantias técnicas fortes, alinhadas com padrões qualificados. A principal preocupação para as organizações deve ser a preparação progressiva dos seus sistemas e processos, evitando dependências de soluções difíceis de adaptar no futuro.

Regulamento Europeu Digital Operational Resilience Act (DORA) – Resiliência operacional digital como obrigação regulatória

O regulamento DORA passou a ser aplicável a 17 de janeiro de 2025, introduzindo um enquadramento comum para a gestão do risco digital no setor financeiro e nas entidades que o suportam tecnologicamente.

 O DORA não se centra apenas na cibersegurança, mas na capacidade das organizações para resistir, responder e recuperar de incidentes tecnológicos. Isso inclui sistemas, dados, processos e, inevitavelmente, documentos críticos que suportam operações essenciais.

Do ponto de vista prático, o regulamento exige maior visibilidade sobre fluxos de informação, dependências tecnológicas e fornecedores externos. A gestão documental deixa de ser um tema periférico e passa a integrar o núcleo da resiliência operacional.

Diretiva European Accessibility Act – Acessibilidade digital: documentos utilizáveis por todos

A legislação nacional que transpõe o European Accessibility Act entrou em vigor no dia 28 de junho de 2025, estabelecendo requisitos de acessibilidade para um conjunto alargado de produtos e serviços digitais.

 Entre esses serviços incluem-se, em muitos casos, documentos eletrónicos disponibilizados a clientes, utilizadores ou cidadãos. A acessibilidade deixa assim de ser uma preocupação apenas ligada à experiência do utilizador e passa a ter uma dimensão legal concreta.

 Para as organizações, isto implica repensar a forma como os documentos são gerados, estruturados e distribuídos, garantindo compatibilidade com tecnologias de apoio e conformidade com normas reconhecidas.

Diretiva Europeia NIS 2: mais entidades, mais responsabilidade sobre informação crítica

A diretiva NIS 2, transposta para o direito português pelo Decreto-Lei n.º 125/2025 de 4 de dezembro, entrará em vigor a 03 de abril de 2026. Esta diretiva vem reforçar a cibersegurança em setores críticos e importantes, alargando significativamente o número de entidades abrangidas comparativamente com o exigido pela anterior NIS1.
Estas obrigações incluem medidas técnicas e organizativas adequadas, gestão de incidentes e responsabilidade da gestão de topo. Embora não seja uma legislação “documental” no sentido clássico, a NIS 2 tem impacto direto na forma como a informação é protegida, partilhada e controlada.
Documentos que suportam processos críticos passam a estar implicitamente incluídos no perímetro de segurança exigido.

Regulamento Europeu Data Act: governação e controlo sobre dados e fluxos informacionais

O Data Act, em aplicação desde setembro de 2025, introduz novas regras sobre o acesso, a partilha e a utilização de dados, sobretudo em contextos B2B e de serviços digitais.

 O regulamento reforça a necessidade de clareza sobre quem pode aceder a dados, em que condições e com que garantias de segurança. Para muitas organizações, isto levanta desafios ao nível da interoperabilidade, da rastreabilidade e da governação da informação — incluindo documentos que agregam ou representam esses dados.

Regulamento Europeu AI Act: transparência e controlo quando a inteligência artificial entra no processo documental

Aprovado em 2024, o AI Act tem uma aplicação faseada até 2026 e pretende garantir a conformidade com requisitos específicos de transparência, controlo e explicabilidade sempre que sistemas de inteligência artificial forem utilizados para criar, classificar, extrair ou validar informação.

 Isto é particularmente relevante em contextos de automatização documental. A preocupação deixa de ser apenas eficiência e passa a incluir a capacidade de explicar decisões, garantir rastreabilidade e evitar riscos legais associados a tratamentos opacos.

Um mesmo movimento, um mesmo desafio

 Apesar de distintos, estes seis enquadramentos legais apontam na mesma direção: mais rigor, mais responsabilidade e mais estrutura no digital. Documentos e dados deixaram de ser apenas resultados de processos — são agora elementos centrais de conformidade, confiança e continuidade operacional.

Para as organizações, o verdadeiro desafio não está em reagir a cada diploma isoladamente, mas em adotar uma abordagem coerente à gestão da informação. Quando os processos documentais são pensados de forma integrada — desde a criação à conservação, da segurança à acessibilidade — o cumprimento legal deixa de ser um esforço reativo e passa a ser uma consequência natural de fluxos de comunicação bem estruturados.