Eficiência e poupança de uma das maiores corretoras seguros a nível nacional
O nosso cliente é uma das maiores corretoras nacionais de seguros e mantém um volume muito elevado de interações diárias quer com os seus clientes quer com a seguradoras com as quais trabalha. Se já fazia parte dos seus planos a digitalização e automação dos seus processos, tendo em vista uma maior eficiência operacional, o aparecimento da pandemia Covid 19 e consequente Estado de Emergência fez com que isso se tornasse absoluta prioridade.
Com os escritórios vazios, e com a impossibilidade de ter todos os colaboradores disponíveis para o tratamento das comunicações que chegam, o nosso cliente desafiou-nos a desenhar uma solução que assegurasse a gestão do seu correio (cartas e encomendas) sem necessidade de presença física e com intervenção reduzida de recursos.
Uma solução rápida e eficaz…
Perante este desafio e já com a experiência que tínhamos ao nível da digitalização e recolha de dados (Data Reader) assim como ao nível de arquivo digital (Storage) e desenvolvimento de software, o desenho da solução foi rápido e eficaz. Passou pelo encaminhamento do correio do nosso cliente para um apartado e posterior tratamento interno, sendo a informação disponibilizada ao cliente através de um portal.
Numa altura em que toda a interação teve de ser remota…
Por imposição da pandemia, a equipa desdobrou-se em empenho para entender os processos do cliente, configurar os fluxos de trabalho e garantir que tudo estava a funcionar como pretendido, tudo isto remotamente. Claro que há sempre imprevistos, e neste caso, houve processos não previstos que foram definidos e mapeados já no decorrer do projeto, mas ainda assim, no espaço de 2 meses tudo estava operacional (e mesmo melhorias posteriores têm sido implementadas com grande brevidade e sucesso). Os pontos de situação semanais efetuados pela equipa de projeto mantêm-se e têm revelado a eficiência do processo que decorre conforme partilhamos a descrever muito sumariamente:
- O correio do cliente foi encaminhado para um apartado ao qual nos dirigimos diariamente
- Efetuamos a digitalização com captação OCR dos dados identificados como necessários pelo cliente
- Asseguramos o arquivo físico por ordem alfabética
- Identificamos o fluxo que deve seguir cada documento
- Os que devem ser remetidos a clientes e desses:
- Identificamos os que devem aguardar informação complementar
- Encaminhamos diretamente os que se encontram completos
- Os que devem ser apenas arquivados e disponibilizados digitalmente
- Os que devem ser disponibilizados digitalmente e cujo original deve ser remetido para o cliente.
- Os que devem ser remetidos a clientes e desses:
E o resultado: Maior eficiência operacional
Diariamente processamos em média, mais de 100 objetos postais do cliente. Isto representa importantes ganhos de eficiência operacional quer relativamente ao tempo de despacho de processos quer no que diz respeito a poupança de recursos.